你是否遇過以下任一情況:用心準備的一場簡報遭主管或廣大聽眾反應  內容沒有重點/視覺呈現雜亂/用來展示數據的圖表過於複雜難懂……

書籍作者—Google前人力分析總監Cole指出,簡報的作用就是協助講者與聽眾「溝通」。她善於協助自家公司不同部門之間的溝通,將龐雜的資訊化為簡潔易懂的圖表與演說內容,更到各地舉辦講座、教學,甚至以出書的方式,致力於「消滅全世界爛PPT」!

現今的簡報軟體五花八門、功能齊全,因此讓許多人誤以為,好的簡報便是要「善用」軟體的各種功能,於是一股腦把自己畢生所學的特效、各式圖表呈現和色彩搭配功力全用在一份簡報上。講者因強大的責任感而生的一番用心,結果可能適得其反。

省去一切花稍的裝飾、去蕪存青

white cassette tape with white background

Cole主張,向觀眾傳達簡潔易懂的資訊,達到溝通的目的,原則就是:去除一切讓人眼花撩亂的裝飾,去蕪存青,只留必要的資訊。為遵守以上條件,我們必須:

製作簡報跟圖表前,先弄清楚脈絡
分析對象、內容與方法

  • 對象(who):你的聽眾、你
    判斷聽眾的目標族群,決定簡報的方向與難易度、思考講者(你)與聽眾的關係,形塑演講的風格與自身形象
  • 內容(what):行動、氣氛
    自問:我做這場簡報的目的是甚麼?(簡單一句話)、我希望聽眾做出甚
    麼行動/或想鼓勵觀眾進行甚麼討論,得到什麼體悟?
    我希望將現場營造出什麼樣的氣氛?
  • 方法(how):我身邊有什麼素材可以佐證我的簡報論點?

傳達訊息,除了簡潔、也要精彩,要能引起他人的興趣

簡潔的傳遞訊息
三分鐘說故事:將眾多資訊精簡成一段落+一句簡潔明瞭的主張(核心想法)

精彩—>如何說故事
首先,來了解故事的架構:開端、中段、結尾
分析故事情節變化,可以想成看劇本—

第一幕
開端–>布局
交代故事背景、主角與其他角色的關係,並與第二幕情節銜接,埋下中段的伏筆

第二幕
中段–>衝突
故事的高潮部分,突顯情節的張力(如:主角遭遇困境

結尾–>解決
交代事件的後續,亦是化解衝突、圓滿故事的時候

掌握故事的元素,再簡短的故事也能有高潮起伏

ex:讓我們想想睡美人的故事…

睡美人, 公主, 王子, 儿童故事, 童话故事, 葡萄酒, 图, 城堡, 睡着了

開端:一個國家誕下了公主,公主在慶祝會上接受仙女們的祝福。黑魔女突然現身,因未受邀請而懷恨詛咒公主將會在16歲生日那天觸碰紡錘而死,最後一位獻上祝福的仙子施法將詛咒的死亡緩解為沉睡。
中段(climax):國王為了防止詛咒成真,下令全國禁止使用紡錘。不料在公主16歲那年,在一座古堡中遇見黑魔女假扮的老婦人而誤觸紡錘陷入沉睡。
結尾:許多年後,一位王子路過,吻醒了公主。自始,王子公主就過著幸福的生活。

延伸:用資料傳達故事—圖表該怎麼做?

文档, 纸, 业务, 图表, 图, 市场营销, 请注意, 规划, 成功, 写作

圖表的功能是用來溝通,不是設計的越絢麗越好
a.「先有功能,才決定形式」
清楚要用圖表傳遞的訊息是什麼,再決定圖表的類型

b.善用視覺階層
利用用圖像與文字的前視覺特徵(如:添加標記、字體的不同粗細與大小)創造視覺階層,讓觀眾按你希望的順序瀏覽、處理資料

c.完善資料視覺化設計,不是「添加」和「強調」,而是「消除」
和「淡化」
製作圖表和ppt時,不是對圖表和文字增添越多標記顏色跟附註越好,如
此只會讓觀眾感到眼花撩亂,不知從何看起。

重要的是,省去一切過於細節的資訊,只保留最重要的,例如省去表格
不必要的外框線,並調淡格線的色彩濃度,使格中的數據突顯出來。
另外,不需用各種不同的顏色做內容標記,應善用同色系的深淺分別區
分出視覺階層。總之,呈現的一切以簡單乾淨為主。

結語
我們身處於資訊爆炸的環境中,有太多事情能讓我們分心,若無法在第一時間抓住他人的注意力,很可能就失去被看見的機會。善用簡報技巧,讓他人有更多耐心將注意力放在你身上,這不論是對工作或個人成長都是 一大加分!!!

 

撰文者:接棒啟蒙實習生Yvonne

發表迴響

在下方填入你的資料或按右方圖示以社群網站登入:

WordPress.com 標誌

您的留言將使用 WordPress.com 帳號。 登出 /  變更 )

Google photo

您的留言將使用 Google 帳號。 登出 /  變更 )

Twitter picture

您的留言將使用 Twitter 帳號。 登出 /  變更 )

Facebook照片

您的留言將使用 Facebook 帳號。 登出 /  變更 )

連結到 %s