來自 你是否遇過以下任一情況:用心準備的一場簡報遭主管或廣大聽眾反應 內容沒有重點/視覺呈現雜亂/用來展示數據的圖表過於複雜難懂……
書籍作者—Google前人力分析總監Cole指出，簡報的作用就是協助講者與聽眾「溝通」。她善於協助自家公司不同部門之間的溝通，將龐雜的資訊化為簡潔易懂的圖表與演說內容，更到各地舉辦講座、教學，甚至以出書的方式，致力於「消滅全世界爛PPT」!
現今的簡報軟體五花八門、功能齊全，因此讓許多人誤以為，好的簡報便是要「善用」軟體的各種功能，於是一股腦把自己畢生所學的特效、各式圖表呈現和色彩搭配功力全用在一份簡報上。講者因強大的責任感而生的一番用心，結果可能適得其反。
省去一切花稍的裝飾、去蕪存青
Cole主張，向觀眾傳達簡潔易懂的資訊，達到溝通的目的，原則就是:去除一切讓人眼花撩亂的裝飾，去蕪存青，只留必要的資訊。為遵守以上條件，我們必須:
製作簡報跟圖表前，先弄清楚脈絡
分析對象、內容與方法
- 對象(who):你的聽眾、你
判斷聽眾的目標族群，決定簡報的方向與難易度、思考講者(你)與聽眾的關係，形塑演講的風格與自身形象 - 內容(what):行動、氣氛
自問:我做這場簡報的目的是甚麼?(簡單一句話)、我希望聽眾做出甚
麼行動/或想鼓勵觀眾進行甚麼討論，得到什麼體悟?
我希望將現場營造出什麼樣的氣氛? - 方法(how):我身邊有什麼素材可以佐證我的簡報論點?
傳達訊息，除了簡潔、也要精彩，要能引起他人的興趣
簡潔的傳遞訊息
三分鐘說故事:將眾多資訊精簡成一段落+一句簡潔明瞭的主張(核心想法)
精彩—>如何說故事
首先，來了解故事的架構:開端、中段、結尾
分析故事情節變化，可以想成看劇本—
第一幕
開端–>布局
交代故事背景、主角與其他角色的關係，並與第二幕情節銜接，埋下中段的伏筆
第二幕
中段–>衝突
故事的高潮部分，突顯情節的張力(如:主角遭遇困境
結尾–>解決
交代事件的後續，亦是化解衝突、圓滿故事的時候
掌握故事的元素，再簡短的故事也能有高潮起伏
ex:讓我們想想睡美人的故事…
開端:一個國家誕下了公主，公主在慶祝會上接受仙女們的祝福。黑魔女突然現身，因未受邀請而懷恨詛咒公主將會在16歲生日那天觸碰紡錘而死，最後一位獻上祝福的仙子施法將詛咒的死亡緩解為沉睡。
中段(climax):國王為了防止詛咒成真，下令全國禁止使用紡錘。不料在公主16歲那年，在一座古堡中遇見黑魔女假扮的老婦人而誤觸紡錘陷入沉睡。
結尾:許多年後，一位王子路過，吻醒了公主。自始，王子公主就過著幸福的生活。
延伸:用資料傳達故事—圖表該怎麼做?
圖表的功能是用來溝通，不是設計的越絢麗越好
a.「先有功能，才決定形式」
清楚要用圖表傳遞的訊息是什麼，再決定圖表的類型
b.善用視覺階層
利用用圖像與文字的前視覺特徵(如:添加標記、字體的不同粗細與大小)創造視覺階層，讓觀眾按你希望的順序瀏覽、處理資料
c.完善資料視覺化設計，不是「添加」和「強調」，而是「消除」
和「淡化」
製作圖表和ppt時，不是對圖表和文字增添越多標記顏色跟附註越好，如
此只會讓觀眾感到眼花撩亂，不知從何看起。
重要的是，省去一切過於細節的資訊，只保留最重要的，例如省去表格
不必要的外框線，並調淡格線的色彩濃度，使格中的數據突顯出來。
另外，不需用各種不同的顏色做內容標記，應善用同色系的深淺分別區
分出視覺階層。總之，呈現的一切以簡單乾淨為主。
結語
我們身處於資訊爆炸的環境中，有太多事情能讓我們分心，若無法在第一時間抓住他人的注意力，很可能就失去被看見的機會。善用簡報技巧，讓他人有更多耐心將注意力放在你身上，這不論是對工作或個人成長都是 一大加分!!!
撰文者:接棒啟蒙實習生Yvonne
接棒啟蒙計劃 
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