【啟蒙說】一看就懂的高效圖解溝通術：資訊圖解

大家應該都有過網路購物的經驗吧？還記得你第一次使用線上購物時，是如何搞懂線上結帳的流程嗎？圖一正是現在網路商店在結帳頁面最常使用的說明方式，將複雜的結帳流程簡化成圖像及搭配文字，讓新手也能快速搞懂結帳的流程，這便是所謂的「資訊圖像化」，而本文就要來談，關於資訊圖像化的介紹與方法。

(圖一：圖片來源於網路)

圖像，可以使資訊被快速理解，也不會被輕易略過。

在談資訊圖像化以前，很多人會有個疑問是，為什麼我們需要將資訊圖像化？想想看，就以上述提及的結帳流程為例，一整頁密密麻麻的文字，與幾張圖片搭配說明，哪個需要的理解時間比較久呢？一般而言，人通常第一眼注意到的都是圖片，再來才是文字，所以若是我們能夠將龐大的資訊量整理成簡單易懂的圖，那就可以省去非常多理解文字的時間。
那圖解資訊又有什麼功能呢？一張好的圖，可以快速的傳達訊息，也可以讓繁雜的文字資訊用簡單的圖片解釋，讓人快速理解，或者是像路上的交通號誌，限速、小心落石等警告標示都是為了讓駕駛能夠一眼就得知路況資訊，不會略過重要訊息。
其實，所有的功能都是為了要讓訊息都夠不會被輕易略過，「快速」是很重要的一點。

(德國道路：交通圖像可以超越語言限制)

製圖前：主題與訊息分類同時進行，讀者也很重要

當我們要製圖前，首先要進行的是主題設定，以及訊息該如何分類。
假設以「全球咖啡銷售變化量」為主題，若是你要以「時間」來分類訊息的話，你就要去蒐集某個或是某幾個地區過去幾年的資料；若以「地區」來分類的話，那麼你要蒐集的，就是不同地區比如台灣、日本、韓國、越南…等地區的咖啡銷售量資訊。
主題設定跟訊息分類必須同時進行，避免只有設定主題時，你只說你想說的，反而使得整張圖變得不客觀，容易失去說服力，或是只有設定訊息分類時，容易在大量的資訊當中，失去你原本要說的主題。
你的讀者是誰也很重要，你的讀者是誰決定了你這張圖該以哪個部分為主角，比如以下面那兩張圖為例，你知道哪張是給考生看的？哪張是給負責籌辦考試的人看的嗎？當然，左邊的是給籌辦人員看的，因為他們在乎的，是每個月要辦哪幾場考試，所以以月份分類訊息對他們而言最能快速理解。右邊則是給考生看的，相信大家要去報名考試時，最關心的就是「我要考的考試在哪幾個月有舉辦」對吧？所以以考試級別分類訊息，對考生而言是最方便理解的方式，大家不妨想想看，如果這兩張圖對調了，籌辦人員跟考生在理解訊息上，會發生什麼事呢？

(如果你是考生，你會喜歡哪張圖？)

因此，在製圖前的前置準備上，要注意的是主題與訊息分類要同時進行，當然你的讀者也會影響你的訊息該如何分類。

製圖中：圖解要能快速且正確的傳達訊息

一開始我們就提到，圖解的功能為了要將資訊整理成簡單易懂的圖示，因為人往往第一眼會先注意到圖像，再來才是文字。所以如果你的圖沒有辦法讓人第一眼就能了解你想表達的意思時，那等於你的圖就失去了他應該有的功能。
而製圖能使用的工具非常多，比如大家所熟知的圓餅圖、長條圖等，或是使用圖片與插圖來表達資訊，然而我們究竟要在什麼時候使用什麼樣的工具呢？其實只要把握一句話就可以了。
製圖要依「目的」去做選擇，而非個人喜好。
圖片的使用時機在於你想要讓對方有真實的感受，像是菜單或宣傳DM上的料理照片是為了讓消費者感受到食物的美味；而插圖的使用則是為了要消除不必要的訊息，若是使用照片的話讀者可能會被照片中多餘的訊息給誤導了，造成誤會。
以下也簡單列出我們所熟知的四種圖表的使用時機，根據不同的比較訊息使用適合的圖表，也是為了讓人能夠一眼就直覺的接受訊息，最終的目的都是要讓資訊可以快速且正確地被傳遞。

圓餅圖：傳達「佔全體的比例」
百分比長條圖：傳達「比例的不同」
折線圖：傳達「時間軸的趨勢」
長條圖：傳達「數據差異」
數據一覽表：傳達「具體數據」

製圖後：圖解最後的檢視，要站在讀者立場

當我們經歷了蒐集資訊、訊息分類，最後使用了合理的圖表或是呈現方式，完成了我們想要的圖解，不過值得注意的是，這個是「我們想要的圖解」，而不是「讀者想要的圖解」，在製圖過程中最容易犯的錯就是我們太主觀了，可能覺得資訊量已經足夠了，或是步驟夠明確了，然而有可能會讓讀者看完後覺得，是不是少了什麼步驟，為什麼從第二步可以跳到第三步，是不是漏看了什麼，相信大家在看說明書的時候偶爾會有這種感覺。所以當完成製圖之後，尋求客觀的檢視是非常重要的。
第二個部分要檢視的是「讀者是否能直覺的接受你要表達的訊息」。我們在第一點提到的，要設定你的讀者是誰，再根據你的讀者去做訊息分類，但往往在製圖中我們會因為想表達的資訊量太多，不小心讓最核心的部分變得不明確，因此完成製圖後，讀者就不能直接從你的圖裡面得到你最想表達的東西，他可能可以看到很多項資訊，但他不知道哪個是與他相關的，也不知道最重要的到底是什麼，所以最後的成品的成功與否，取決於你的讀者能不能第一時間直覺的得到你想要表達的東西。
第三個部分，要讓你的圖吸引人，不會被略過，最重要的就是閱讀的溶液性，所以可以善用一些技巧，比如圖片搭配文字、善用箭頭，或是如果有文字的話可以調整格式，讓整體的閱讀性更好。然而要注意的是，如果你的圖需要分兩步驟才能了解，比如在地圖上編號，讀者必須去對照號碼才知道地名的話，這樣就不能算一個成功的圖，因為前面都有提到，讀者要直覺的接受到訊息，如果還要分兩步驟，那就不直覺了，反而還要用腦袋去記編號跟地名的搭配，所以盡量讓圖一步驟就能了解。

圖解資訊，是快速接收訊息的時代下的產物

大家有想過，為什麼會發展出將資訊圖像化的這個技能嗎？
微軟推出了一系列的office軟體，包含處理文字的word、簡報功能的ptt、表格工具的excel，讓訊息的處理越來越容易，大家不用再從厚厚的紙中找尋自己想要的訊息，這些工具都是讓訊息往「快速理解」的方式進化。而到了我們這個時代，已經非常習慣快速接收訊息，像是Facebook與Instagram的出現，都造成了我們對訊息即使滿足的依賴，大多數人不會花太多的時間在冗長的文字上頭，會忽略掉那些需要花大量時間理解的訊息。
所以資訊圖解的技能就是要讓資訊可以即時的傳遞給讀者，不會讓這些資訊被略過，而讀者不用花太多心思太多時間就可以接收到你想要表達的東西，資訊圖解算是時代下的產物，當時代已經演變成你不能花太多時間去說明的時候，快速且直覺的表達你要的東西就變成一項不可或缺的技能了。